Las Cartas Comerciales
Conozca qué son
las cartas comerciales,
cuál es su estructura y
qué recomendaciones se deben tomar en cuenta para cuidar
su aspecto y nitidez...
Por: Ivan Thompson
 Entre las herramientas que empresas, organizaciones y emprendedores tienen
a su disposición para hacer llegar sus mensajes a su
público objetivo (clientes, prospectos, proveedores,
empleados, etc.), se encuentran las cartas
comerciales; las
cuales, son después del contacto personal y el teléfono, el
mejor medio de comunicación con el público con
el que se quiere mantener, iniciar o recobrar relaciones comerciales.
Por ello, resulta muy conveniente que mercadólogos,
relacionadores públicos, personas que integran el área comercial y emprendedores, conozcan qué son
las cartas comerciales, cuál es su estructura
y qué recomendaciones deben tomar en cuenta para cuidar su aspecto y nitidez.
¿Qué Son las Cartas Comerciales?:
Las cartas comerciales, en un
sentido estricto, son papeles escritos que empresas, organizaciones o personas envian a otras para comunicar mensajes formales,
oficiales y/o confidenciales, que tienen alguna de las siguientes finalidades:
vender, comprar o permutar; brindar información
comercial de la empresa o de sus productos y servicios;
solicitar información; iniciar relaciones comerciales;
solicitar el pago de una cuenta pendiente; dar acuse de
recibo; comunicar ofertas especiales (bonificaciones, descuentos,
cupones de sorteo, etc...); realizar contactos comerciales; presentar agradecimientos, reclamos o quejas; brindar
información, respuestas o soluciones varias; informar acerca
de los movimientos internos de la empresa; invitar a un
acto o actividad; felicitar por algún logro obtenido o
por alguna fecha en particular; solicitar empleo; entre
otras.
En síntesis, las cartas
comerciales son mensajes escritos que
empresas, organizaciones y personas envían a otras para iniciar, mantener
o recobrar relaciones comerciales o de negocios.
Estructura de las Cartas Comerciales:
Teniendo en cuenta que las cartas comerciales tienen un sentido "formal", es necesario conocer cuál es su estructura básica para considerarla durante su elaboración, redacción y revisión.
Por lo general, la estructura de las cartas comerciales, es la siguiente:
- Membrete: Este comprende el nombre (o logotipo),
la dirección y el teléfono de la empresa, como también
especificación del negocio y, en algunos casos, el nombre
o nombres de los dueños [1].
- Fecha: Esta incluye, el día, mes y año. Si el
membrete no indica la localidad, ésta debe preceder a
la fecha. El mes se escribe en minúscula [1].
- Destinatario: Incluye, en la primera línea, el
nombre de la persona, empresa u organización hacia la que
se dirige la carta. Si va dirigida a una persona que trabaja
en una empresa, en la segunda línea se incluye el cargo
o puesto que ocupa (por ejemplo: Gerente General, Jefe
de Personal, etc...). Si no es el caso, en la segunda línea,
se incluye la dirección de la calle.
- Asunto o Referencia: Es una descripción
breve y concreta
que da a entender el motivo principal de la carta. No debe ser más extensa de una línea.
- Saludo: Según la relación que exista entre quien dirige
y quien recibe la carta, se elige la expresión adecuada
[1]. Por ejemplo:
- Estimado Señor
- Apreciado Señor
- Distinguida Señora
- De mi consideración
- Exposición: En esta sección se expone el
asunto o motivo de la carta, disponiéndola en párrafos
(grupo de proposiciones u oraciones relacionadas entre
sí, y que exponen una fase determinada obre un asunto [1]).
- Despedida: Esta parte es siempre breve, usándose expresiones
cortéses y atentas [1].
- Firma: Incluye el nombre del responsable de la
carta, y si ocupa algún puesto importante en la empresa,
el título correspondiente va colocado debajo del nombre.
Es de importancia que la firma sea legible [1].
- Iniciales Identificadoras: Estas sirven para
identificar a la persona que dictó la carta y a la que
la escribió [1].
- Adjuntos: Generalmente, se designa con
la abreviación: Adj. indicando así que a la carta se le
ha agregado algún impreso, escrito, documento o copia [1].
Recomendaciones Para Cuidar el Aspecto y Nitidez de las Cartas
Comerciales:
Además de considerar la estructura de la carta
comercial,
según N.D. Lafuerza (autor del libro: "Cómo Redactar
Cartas Comerciales Más Eficaces"), no se debe olvidar que
si ésta no es atractiva, influirá negativamente, y hasta podrá
causar perjuicios. Su aspecto y nitidez son para la misma lo que la apariencia
física es para el hombre [1].
Para cuidar estos dos puntos (aspecto y nitidez), el mencionado
autor, recomienda lo siguiente:
-
Distribuir el texto simétrica
y armoniosamente. El ancho del margen de los lados debe
ser igual, y lo mismo es aplicable a los de la parte superior
e inferior. Todo el blanco alrededor de la carta viene
a ser como un marco; si la parte escrita está bien centralizada,
se destacará por su aspecto armónico. El margen de ambos
lados no deberá ser menos de unos tres centímetros.
El de la parte superior y el de la inferior, generalmente, serán
algo más anchos. Debe cuidarse que el de la derecha sea lo
más parejo posible, evitándose que unas líneas
salgan mucho más que
las otras. Si el texto no es extenso, se deberá aumentar el
espacio en blanco a ambos lados, escribiéndose más líneas.
El escrito deberá
ocupar la parte central de la carta [1].
-
Cuidar que la impresión de las letras sea
pareja (con la misma densidad de tinta). Una carta comercial
cuyas letras están borrosas, da la impresión de descuido
y de falsa economía [1].
-
Exceptuando casos de cartas muy breves, debe
escribirse con un solo espacio entre líneas; este será doble
al escribirse párrafo aparte [1].
Adicionalmente, no está demás recordar que las cartas comerciales deben tener una excelente ortografía; por lo cual, es indispensable tener un diccionario actualizado a la mano para constatar (en caso de duda) que todas las palabras estén escritas correctamente. Además, es indispensable revisar todo el texto por lo menos unas tres veces antes de su envío, para evitar que "pasen" algunos "horrores" ortográficos.
"Las cartas comerciales suplen
al hombre, y, en no pocos casos, con ventaja, si la misma
está bien
redactada. Además, es tan económica que cualquier comerciante
puede valerse de ella para beneficiar sus intereses" N.D.
La Fuerza.
Fuentes Consultadas:
[1]: Del libro: Cómo Redactar
Cartas Comerciales Más Eficaces, de N. D. Lafuerza, Editorial
Hobby, Págs. 15, 123, 136.
[2]: Del Curso Práctico de Relaciones Comerciales, Ediciones
Nueva Lente S.A., Pág. 843.
[3]: Del artículo: Mecanografía, obtenido de la página web: http://www.monografias.com/trabajos22/carta-comercial/carta-comercial.shtml,
en fecha: 7 de enero del 2007.
Fecha de Publicación del Artículo: "Las Cartas Comerciales"
Diciembre 2006.
Derechos Reservados:
Queda
totalmente prohibida la reproducción total
o parcial del contenido del artículo: "Las Cartas Comerciales" publicado en ésta página
web, sin el permiso escrito del autor o los editores.
E-mail de contacto: ithompson@promonegocios.net
Dé a Conocer Sus Conocimientos e Ideas Relacionados
con el Tema:
Publique
sin costo sus trabajos, apuntes, artículos e investigaciones
relacionados con las Cartas Comerciales. Más
información AQUI
>>>
|
Artículos Relacionados con Cartas Comerciales:
•
Concepto de empresa
•
Tipos de empresa
• El descuento comercial
Suscríbase al e-Boletín de
Mercadotecnia (GRATIS):
Directorios:
• Agencias
de marketing
• Agencias
de publicidad
• Consultoría
de marketing
• Empresas
financieras
• Empresas
de telemarketing
• Estudios
de mercado
• Incubadoras
de empresas
• Investigación
de mercado
• Oficinas
virtuales
• Publicidad
en internet
• Registro
de marcas y patentes
• Tiendas
virtuales
Libros:
• Libros
de cartas comerciales
• Libros
de mercadotecnia
• Libros
de ventas
• Libros
de publicidad
|
