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Las Cartas Comerciales

Conozca qué son las cartas comerciales, cuál es su estructura y qué recomendaciones se deben tomar en cuenta para cuidar su aspecto y nitidez...

Por: Ivan Thompson

Entre las herramientas que empresas, organizaciones y emprendedores tienen a su disposición para hacer llegar sus mensajes a su público objetivo (clientes, prospectos, proveedores, empleados, etc.), se encuentran las cartas comerciales; las cuales, son después del contacto personal y el teléfono, el mejor medio de comunicación con el público con el que se quiere mantener, iniciar o recobrar relaciones comerciales.

Por ello, resulta muy conveniente que mercadólogos, relacionadores públicos, personas que integran el área comercial y emprendedores, conozcan qué son las cartas comerciales, cuál es su estructura y qué recomendaciones deben tomar en cuenta para cuidar su aspecto y nitidez.

¿Qué Son las Cartas Comerciales?:

Las cartas comerciales, en un sentido estricto, son papeles escritos que empresas, organizaciones o personas envian a otras para comunicar mensajes formales, oficiales y/o confidenciales, que tienen alguna de las siguientes finalidades: vender, comprar o permutar; brindar información comercial de la empresa o de sus productos y servicios; solicitar información; iniciar relaciones comerciales; solicitar el pago de una cuenta pendiente; dar acuse de recibo; comunicar ofertas especiales (bonificaciones, descuentos, cupones de sorteo, etc...); realizar contactos comerciales; presentar agradecimientos, reclamos o quejas; brindar información, respuestas o soluciones varias; informar acerca de los movimientos internos de la empresa; invitar a un acto o actividad; felicitar por algún logro obtenido o por alguna fecha en particular; solicitar empleo; entre otras.

En síntesis, las cartas comerciales son mensajes escritos que empresas, organizaciones y personas envían a otras para iniciar, mantener o recobrar relaciones comerciales o de negocios.

Estructura de las Cartas Comerciales:

Teniendo en cuenta que las cartas comerciales tienen un sentido "formal", es necesario conocer cuál es su estructura básica para considerarla durante su elaboración, redacción y revisión.

Por lo general, la estructura de las cartas comerciales, es la siguiente:

Membrete: Este comprende el nombre (o logotipo), la dirección y el teléfono de la empresa, como también especificación del negocio y, en algunos casos, el nombre o nombres de los dueños [1].
Fecha: Esta incluye, el día, mes y año. Si el membrete no indica la localidad, ésta debe preceder a la fecha. El mes se escribe en minúscula [1].
Destinatario: Incluye, en la primera línea, el nombre de la persona, empresa u organización hacia la que se dirige la carta. Si va dirigida a una persona que trabaja en una empresa, en la segunda línea se incluye el cargo o puesto que ocupa (por ejemplo: Gerente General, Jefe de Personal, etc...). Si no es el caso, en la segunda línea, se incluye la dirección de la calle.
Asunto o Referencia: Es una descripción breve y concreta que da a entender el motivo principal de la carta. No debe ser más extensa de una línea.
Saludo: Según la relación que exista entre quien dirige y quien recibe la carta, se elige la expresión adecuada [1]. Por ejemplo:

Estimado Señor
Apreciado Señor
Distinguida Señora
De mi consideración

Exposición: En esta sección se expone el asunto o motivo de la carta, disponiéndola en párrafos (grupo de proposiciones u oraciones relacionadas entre sí, y que exponen una fase determinada obre un asunto [1]).
Despedida: Esta parte es siempre breve, usándose expresiones cortéses y atentas [1].
Firma: Incluye el nombre del responsable de la carta, y si ocupa algún puesto importante en la empresa, el título correspondiente va colocado debajo del nombre. Es de importancia que la firma sea legible [1].
Iniciales Identificadoras: Estas sirven para identificar a la persona que dictó la carta y a la que la escribió [1].
Adjuntos: Generalmente, se designa con la abreviación: Adj. indicando así que a la carta se le ha agregado algún impreso, escrito, documento o copia [1].

Recomendaciones Para Cuidar el Aspecto y Nitidez de las Cartas Comerciales:

Además de considerar la estructura de la carta comercial, según N.D. Lafuerza (autor del libro: "Cómo Redactar Cartas Comerciales Más Eficaces"), no se debe olvidar que si ésta no es atractiva, influirá negativamente, y hasta podrá causar perjuicios. Su aspecto y nitidez son para la misma lo que la apariencia física es para el hombre [1].

Para cuidar estos dos puntos (aspecto y nitidez), el mencionado autor, recomienda lo siguiente:

Distribuir el texto simétrica y armoniosamente. El ancho del margen de los lados debe ser igual, y lo mismo es aplicable a los de la parte superior e inferior. Todo el blanco alrededor de la carta viene a ser como un marco; si la parte escrita está bien centralizada, se destacará por su aspecto armónico. El margen de ambos lados no deberá ser menos de unos tres centímetros. El de la parte superior y el de la inferior, generalmente, serán algo más anchos. Debe cuidarse que el de la derecha sea lo más parejo posible, evitándose que unas líneas salgan mucho más que las otras. Si el texto no es extenso, se deberá aumentar el espacio en blanco a ambos lados, escribiéndose más líneas. El escrito deberá ocupar la parte central de la carta [1].
Cuidar que la impresión de las letras sea pareja (con la misma densidad de tinta). Una carta comercial cuyas letras están borrosas, da la impresión de descuido y de falsa economía [1].
Exceptuando casos de cartas muy breves, debe escribirse con un solo espacio entre líneas; este será doble al escribirse párrafo aparte [1].

Adicionalmente, no está demás recordar que las cartas comerciales deben tener una excelente ortografía; por lo cual, es indispensable tener un diccionario actualizado a la mano para constatar (en caso de duda) que todas las palabras estén escritas correctamente. Además, es indispensable revisar todo el texto por lo menos unas tres veces antes de su envío, para evitar que "pasen" algunos "horrores" ortográficos.

"Las cartas comerciales suplen al hombre, y, en no pocos casos, con ventaja, si la misma está bien redactada. Además, es tan económica que cualquier comerciante puede valerse de ella para beneficiar sus intereses" N.D. La Fuerza.

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Fuentes Consultadas:

[1]: Del libro: Cómo Redactar Cartas Comerciales Más Eficaces, de N. D. Lafuerza, Editorial Hobby, Págs. 15, 123, 136.
[2]: Del Curso Práctico de Relaciones Comerciales, Ediciones Nueva Lente S.A., Pág. 843.
[3]: Del artículo: Mecanografía, obtenido de la página web: http://www.monografias.com/trabajos22/carta-comercial/carta-comercial.shtml, en fecha: 7 de enero del 2007.

Fecha de Publicación del Artículo: "Las Cartas Comerciales"

Diciembre 2006.

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